Gestire attività, appuntamenti e tempo dedicato al lavoro richiede spesso l’utilizzo di diverse applicazioni. Todofy cerca di semplificare questa situazione riunendo task manager, calendario, promemoria, timer e diario personale in un’unica applicazione desktop.
Il progetto è disponibile per Linux, macOS e Windows e mette la gestione locale dei dati al centro dell’esperienza. Le informazioni vengono salvate in un database SQLite sul dispositivo e l’applicazione può funzionare completamente offline. La sincronizzazione cloud è invece opzionale e può essere attivata solamente quando necessario.
L’interfaccia propone diverse visualizzazioni per organizzare rapidamente le attività. La vista Today raccoglie gli impegni della giornata includendo anche quelli scaduti, mentre Upcoming organizza le attività in base alle date future. È disponibile anche una Inbox pensata per raccogliere rapidamente nuove idee e attività.
Uno degli strumenti più interessanti è il quick-add globale. Con la scorciatoia Ctrl+Alt+A è possibile aprire una barra di inserimento anche quando Todofy è nascosto nell’area di notifica. L’inserimento può inoltre utilizzare il linguaggio naturale: una frase come “pay rent friday 5pm #home p1” permette all’applicazione di riconoscere data, orario, priorità ed etichetta.
Todofy supporta anche le attività ricorrenti, con ripetizioni giornaliere, settimanali, mensili o annuali. Quando un’attività ricorrente viene completata, viene programmata automaticamente la successiva occorrenza.
Timer, calendario e strumenti per la produttività
La gestione del tempo è uno degli aspetti più curati di Todofy. L’app include un timer Pomodoro con sessioni di concentrazione e pause brevi o lunghe, oltre a un cronometro associabile direttamente alle singole attività. È possibile avviare, mettere in pausa e fermare il conteggio, evitando che una pausa venga registrata come tempo lavorato.
I timer continuano a funzionare anche quando l’applicazione è nascosta nel system tray e possono mantenere il proprio stato dopo un riavvio. Per ogni attività è inoltre possibile specificare una stima della durata, utilizzando valori come 90, 1h30 oppure 1.5h. Quando il tempo effettivo supera la stima, Todofy evidenzia l’overrun direttamente nella riga dell’attività e nell’orologio del tray.
La schermata Focus permette di avviare il Pomodoro, modificare la durata delle varie fasi e consultare la cronologia delle sessioni di concentrazione. I dati possono essere visualizzati per la giornata corrente, per la settimana o complessivamente, con una suddivisione giornaliera.
Un’altra funzione particolare è il Journal, un diario integrato che permette di scrivere annotazioni in Markdown, aggiungere un titolo facoltativo e assegnare un livello di umore da 1 a 5. Le annotazioni vengono organizzate per giornata e il calendario evidenzia i giorni che contengono un’apposita registrazione.
L’organizzazione delle attività può essere personalizzata tramite trascinamento, mentre il sistema di pinning permette di portare le attività più importanti in cima al relativo gruppo. È presente anche una vista Pinboard dedicata agli elementi fissati.
Todofy offre inoltre subtasks e checklist con barra di avanzamento, ricerca istantanea, filtri per priorità ed etichette e una sezione dedicata alle attività completate. Le priorità sono organizzate da P1 a P4, mentre le etichette possono essere create, rinominate e personalizzate con colori.
Il calendario locale consente di lavorare con viste mensili, settimanali e giornaliere. Oltre alle attività con scadenza, è possibile creare eventi indipendenti, sia giornalieri sia con un orario preciso. Questi eventi rimangono memorizzati sul dispositivo e non vengono trasferiti nella sincronizzazione dell’account.
Un sistema di promemoria desktop può notificare l’utente anche quando Todofy è nascosto nel tray. Le notifiche possono utilizzare quelle del sistema oppure una finestra popup proprietaria, con possibilità di posticipare l’avviso. Sono disponibili anche ripetizione del promemoria, suoni personalizzati, regolazione del volume e incremento progressivo del volume.
Sul fronte della sincronizzazione, Todofy permette di collegare facoltativamente un account per sincronizzare attività, etichette, cronologia Focus e diario tra più dispositivi. I dati cloud utilizzano Supabase con sicurezza a livello di riga, mentre le sessioni vengono conservate nel sistema di archiviazione sicuro del sistema operativo.
È inoltre disponibile l’integrazione con Google Calendar, progettata per trasferire in una sola direzione le attività datate verso un calendario dedicato. Le attività senza orario vengono inserite come eventi dell’intera giornata, mentre quelle con un promemoria temporale possono essere trasferite come eventi programmati.
La filosofia local-first rimane però centrale: senza un account non viene utilizzato alcun cloud, l’app continua a funzionare offline e i dati restano nel database SQLite locale. Completano il progetto il supporto a modalità chiara e scura, avvio automatico all’accesso, scorciatoie da tastiera, system tray e impostazioni che seguono le preferenze regionali del desktop, incluso il formato dell’orologio e il giorno di inizio della settimana.
Todofy viene rilasciato per Linux con pacchetti deb, rpm e nella versione “portable” AppImage, abbiamo testato il software su Kubuntu 26.04 LTS.